2016-11-30

Gemensam ledningsgrupputveckling

Ett parallellt utvecklingsarbete med två till fyra ledningsgrupper inom eller mellan organisationer där ökad samverkan är både önskvärt och avgörande.

Unika teorier

Med utgångspunkt från aktuell forskning om svenska ledningsgrupper (MTAM) och från kraftfulla teorier om relationskoordinering för ökad samverkan (Relational Coordination) och med en involverande design erbjuder INDEA en insats för flera ledningsgrupper parallellt.

Syftet är att ge stöd till LG´s strategiska utveckling samtidigt som ökad samverkan möjliggörs. Denna samverkan kan ske mellan olika förvaltningsledningar inom en kommun eller mellan t ex tre skolledningar i olika kommuner.

Fördelar
Ledningsgrupperna får följande fördelar med detta upplägg:

  • Kostnadseffektivt då varje LG står för sin del, t ex en tredjedel, av vad en insats kostar.
  • Smartare idéer då ledningsgrupperna stödjer varandras utveckling.
  • Samarbete över gränser ökar kvaliteten för medborgare, minskar slöserier och kostnader samt ökar medarbetares tillfredsställelse.
  • Utvecklat nätverk mellan professionella som borgar för fortsatt utveckling och självledarskap.

Mål
Ledningsgruppens arbete har mycket stor betydelse för hur organisationen som helhet fungerar eftersom denna ska säkerställa en förflyttning mot övergripande mål och strategier.

Målen med insatsen är två:

  1. Öka varje LG´s förmåga att fungera som en helhetsskapande grupp. Det handlar om helhetssyn på uppdraget, agenda som fokuserar på helheten, samverkan, kommunikation och goda relationer, arbetsstrukturer som stödjer uppdraget, individernas mognad och ansvarstagande samt synsätt på ledarskap som ledningsgrupp och identifiering till LG som ”vår” grupp.
  2. Öka samverkan mellan verksamheter där det är avgörande för att skapa kund-, brukar- och medborgarvärde. Det handlar om gemensamma mål som överträffar vars och ens mål, respektfulla relationer och god kommunikation.

Teoretisk inspiration

MTAM
Vår konsultation avseende ledningsgruppers utveckling tar sin avstamp i Thylefors studier avseende svenska ledningsgrupper, Granberg/Wallenholms MTAM-modell samt Losada/Heaphys forskning kring högpresterande team.

MTAM-modellen utgår från Bo Mattsons teori kring ledningsgrupper som byggde på en VAD- och en HUR-dimension för den samlade effektiviteten och samarbetsförmågan i en ledningsgrupp. Mattssons fyrfältare har vidareutvecklats av MTAM-gruppen och de har efter validering landat i sju områden som är avgörande för arbeta med ledningsgruppens mognad. MTAM står för Management Team Assessment Model, se mtam.se.

 

Namnlös

I VAD-dimensionen belyses hur LG ser på sitt uppdrag utifrån en helhetssyn, vilka frågor som kommer upp på dagordningen och vilken karaktär dessa har. Dimensionerna är: Helhetssyn, Fokus och Agenda.

I HUR-dimensionen belyses hur frågorna hanteras, hur effektivt och hur väl samordnat arbetet sker samt i vilken grad gruppen uppfattas som en primärgrupp. Dimensionerna är: Samarbete, Struktur, Mognad och Identifikation.

MTAM erbjuder en enkät som tydliggör nuläget för varje LG och som blir ett utmärkt underlag för dialog och utveckling. Denna enkät kan upprepas en eller två gånger som stöd för grupperna.

Relational Coordination

RC (Jody Hoffer Gittell) fokuserar på samspelet och relationen mellan professionella som utifrån sina olika organisatoriska positioner utför av varandra beroende arbetsuppgifter.

Strukturer och arbetsprocesser behövs och utgör bas för arbetet i och mellan organisationer. Det ger trygghet, riktning och främjar professionalism. Men ofta behöver professionella samverka mellan stuprören, ”på tvärsen”. Här finns ofta konfliktytor.

RC är en teori om och en modell för hur samarbete kan utvecklas och goda relationer främjas genom att kommunikationen mellan de berörda utvecklas.

Goda relationer baseras på gemensamma mål, ett generöst delande av kunskap och att ömsesidig respekt främjas. Dessutom krävs frekvent kommunikationen som kommer i rätt tid, som är precis och problemlösningsfokuserad. Se bild:

1Namnlös

Modellen är tillämpbar:

  • När det finns hög grad av ömsesidigt beroende av varandra – många involveras och det är nödvändigt att arbeta över gränser.
  • När allt inte är givet – lösningar kan se ut på många sätt.
  • När tiden är en aspekt, man kan inte låta det bero – exempelvis vid hot eller risk för skada.

RC används som en utgångspunkt för samtal om hur samverkan bör utvecklas och hur det kan ske mellan såväl funktioner som roller. Vår erfarenhet är att RC verkligen skapar den skillnad i processer som vi alla önskar men som är så svår att få till.

Pedagogik

Flera ledningsgrupper arbetar samtidigt och parallellt. De ledningsgrupper som ingår i programmet bör inte ha en hierarkisk relation. De kan vara sidoordnade, t ex tre förvaltningsledningar som har stort behov av ökat samarbete eller så kan det vara tre ledningsgrupper från olika kommuner som arbetar med samma frågor och som skulle kunna dra nytta av varandra.

Gemensamma samtal kring teorier och reflektioner varvas med arbete i den egna ledningsgruppen. Individuella samtal av coachande karaktär i lärgrupper som sammansätts i tvärgrupper varvas med koordinerande samtal avseende gemensamma processer och ansvar.

Exempel på arbetssätt:

  • Teoretisk input sker gemensamt för alla grupper. Reflektioner och slutsatser sker såväl i mindre grupperingar som i helgrupp.
  • En strukturerad form av erfarenhetsutbyte genomförs mellan grupperna.
  • Varje LG arbetar med sina utvecklingsfrågor kopplat till sina mål under hela insatsen. Kring detta arbete sker feedforwardarbete mellan ledningsgrupperna och skapar lärande och utveckling. Detta kan ske i olika former, t ex kan varje LG genomföra skarpa möten som observeras av övriga kring vilket reflektion och återkoppling skapas.
  • I lärgrupper arbetar var och en med den egna individuella utvecklingen. Dessa grupper består av tre personer från olika ledningsgrupper.
  • Personliga och/eller organisatoriska porträtt genomförs och återkopplas inom ramen för lärgrupperna. Detta skapar lärande både på personlig som systemisk nivå.

Innehåll
Programmet läggs upp i tre till fyra block om 1 till 2 dagar. Mellan varje tillfälle arbetar LG med identifierade fokusområden.

Om så önskas används MTAM-enkäten och/eller material för att synliggöra personliga styrkor och utmaningar. Ett förslag på flöde är följande:

  1. Genomförande av MTAM-mätning 1.
  2. Arbetsmöte med fokus på att skapa en gemensam målbild för ledningsgrupperna utifrån nuläge och uppdrag, nuläge och utmaningar kopplat till uppdrag och mål. Arbete med strategiskt fokus för LG och struktur för möten och LG-arbetet i stort.
  3. Eventuellt genomförande av någon form av personlighetsinventorium efter överenskommelse.
  4. Arbetsmöte med fokus på synsätt, förhållningssätt och kommunikation. Vi arbetar med samarbete och relationskoordinering samt arbete med infrastruktur för en förenklad styrning och målnedbrytning i organisationen. Olika utmaningar bearbetas och planering av konkret arbete under perioden fram till tillfälle 3 sker.
  5. Genomförande av konkret utvecklingsarbete samt svarande på MTAM-mätning 2.
  6. Arbetsmöte med fokus på LG´s roll som förändringsledare i arbetet med att förankra grundläggande värden som ska prägla ledare och medarbetares agerande. Hur implementerar vi beslut och hur kommunicerar vi från LG? Hur kan vi samarbeta mellan LG och nyttja styrkor och skapa effektivitet.
  7. Möjlighet att genomföra Organisatoriska Porträtt, dvs LG studerar varandras verksamheter, intervjuar medarbetare och förbereder en återkoppling av det som man har sett. Denna ska bygga på det uppskattande förhållningssättet och leda till ökad motivation för fortsatt utveckling i riktning mot mål.
  8. Arbetsmöte med fokus på feedback, utvärdering, hantering av utestående frågor och formulering av plan framåt för LG var för sig och gemensamt samt för var och en.
  9. Genomförande av MTAM-mätning 3 kan om så önskas genomföras ca ett år efter tillfälle 3 och hanteras av LG själva eller med externt stöd.

Kontakt

För samtal kring behov och anpassning, funderingar och frågor kan kontakt tas med:
Marlene Gustafsson
072-722 2706
info@indea.se